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2013年内审师实施内部审计业务:证据收集工具

 

    数据收集程序通常是由证据决定的。例如,电子存储数据不仅能够通过打印得到,而且也能够利用审计软件获得。收集有用的数值数据的最好办法是重新计算交易数据以验证其准确性。根据大纲要求,本节重点介绍面谈、调查问卷和检查清单三种数据收集工具。

    面谈(interview)是从被审计单位、与被审计单位相关联的组织中的其他成员,以及独立单位获得审计证据的一种方法。

    审计面谈界于礼节性交谈和固定地点讯问之间。和交谈一样,审计面谈应该是愉快的和轻松的。我们中的大多数人都渴望坦诚地谈论工作情况,其实这也是审计面谈所需要的。但是,和常规交谈不一样,审计面谈应该由内部审计师作出正式规划,审计面谈还涉及与面谈对象有关的风险。

    与讯问技术一样,审计面谈目的也是发现某些事实,但是和讯问人员不一样的是,面谈者不是特别想取得有关人员对错误做法的坦白。审计信息虽然与法律证据相似,但不是法律证据。发现法律证据(在法庭上陈述的证据)的任务最好留给讯问人员。尽管如此,内部审计师还是必须经常警惕那些在面谈背后存在的一些有关控制缺陷或舞弊行为的信息。

    计划面谈。只有经过周密计划,面谈才能成功收集完整的、相关的、真实的和有用的信息。在计划过程中,内部审计师需要考虑面谈中讨论的话题,因为如果目的是收集不同的信息,例如工作活动和职责方面的信息,或者目的是证实和排除怀疑发生的舞弊行为,则采用的方法是很不同的。

    开放式问题为面谈对象提供了畅所欲言和长时间谈论某话题的机会。这样的问题能够产生一种融洽氛围,可以赢得较多时间并且较好地控制面谈内容。

    封闭式问题提供了一种固定模式,要求面谈对象给出是或否的答案,或者提供一段特定信息,例如数量、数据、时间等。

    尽可能少地记录笔记,并注意观察面谈对象的举止。举止行为相对来说比语言会更明显表现出某些内容。注意那些与面谈对象说的内容不相符的动作,注意那些使人不舒服的举动。

    要注意保持体现职业属性的身体语言:当站立时,保持两脚之间的距离在12英尺,将重心放在肩膀上,膝盖放松,这样使人感觉足趾内翻,显得坚定、稳重和可靠;当坐下时,将你的重心放在椅子上,不要完全倚靠在椅子背上,不要坐在椅子边缘。移动时从臀部开始,而不是从身体上半部分开始;保持眼睛接触,但是不要紧盯着人看;注意身体语言;吐字清晰,深呼吸有助于说话人保持放松状态;保持陈稳的语速,使嗓音清晰,清晰有力的嗓音体现了信心和职业特征;与面谈对象都着正装。

    适当地做记录。首先要征求面谈对象是否允许做记录,并且解释你之所以这样做的原因;将记录内容控制在最小限度,简单记录下关键词句,在面谈结束后马上用这些内容完成面谈记录;保证对每个重要看法都记录有至少一个关键词,以便能够在面谈后提醒自己回想起整个内容;尊重面谈对象的空间权利,不要在他或她的桌子上做记录。

    在结束时或者在规定时间到了后,征求面谈对象是否可以结束面谈,是否需要推迟时间完成余下的问题。

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